近些年來，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案管理壓力加大，但檔案整理又太過繁瑣，因此，各個(gè)組織和企業(yè)急需專業(yè)的檔案整理服務(wù)，以減輕自身的檔案管理工作壓力，把更多時(shí)間精力放在核心業(yè)務(wù)工作上。所謂檔案整理，指的是對(duì)各種檔案資料進(jìn)行分類、歸檔和保存，以便于日后的檢索和使用。檔案種類繁多，包括書面文件、電子文檔、照片、錄音、視頻等，目的是確保檔案資料的系統(tǒng)性和可訪問性。

　　檔案整理服務(wù)的主要流程：

　　1. 組件(卷)。檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷(以科技檔案為例)時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)(套)等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

　　2. 分類。分類指的是檔案歸類，即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)三級(jí)分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　3. 排列。排列是在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列;照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　4. 編號(hào)。檔案編號(hào)是對(duì)分類排列后的檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。編號(hào)有兩種形式，一種是以件為單位整理的檔案編號(hào)，另一種是以卷為單位整理的檔案編號(hào)。

　　5. 編目。編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。

　　以上就是檔案整理服務(wù)的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，經(jīng)過整理歸檔后的檔案會(huì)被妥善保管在特定的場所，有利于保障其原件和信息資源的安全。在實(shí)際工作中，檔案整理服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)流程并非一成不變，工作的開展是較為靈活的，可以根據(jù)客戶檔案的實(shí)際情況、保存狀態(tài)以及客戶的檔案整理目標(biāo)和要求等主客觀因素，對(duì)檔案整理服務(wù)過程進(jìn)行調(diào)整，為客戶提供個(gè)性化的檔案整理服務(wù)。