在數字化時代，檔案管理的現代化轉型已成為提升管理效率、保障信息安全、促進信息共享的重要手段。室藏檔案作為記錄歷史、指導工作的重要資料，其數字化管理的重要性日益凸顯。室藏檔案數字化服務通過將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子數據，實現了檔案的高效存儲、快速檢索和安全共享。

　　室藏檔案數字化過程中存在的問題包括：

　　第一，檔案信息安全存在隱患，造成企事業(yè)單位的檔案保管部門顧慮較多。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案實體安全較容易掌控。但經過數字化后，由于電子檔案的易復制和易修改等特性，使檔案管理控制難度加大。特別是部分單位存在檔案工作人員變動頻繁、檔案庫房安全措施不到位等問題，檔案信息外泄風險加大。此外，由于電子檔案對存儲硬件的依賴較為嚴重，如果存儲設備性能不穩(wěn)定，則易造成數據信息的丟失，軟件系統(tǒng)也容易遭到木馬或其他病毒的破壞，使檔案信息面臨被竊取、篡改、泄露的風險。

　　第二，檔案數字化協(xié)調機制不夠健全，造成檔案數字化進度不統(tǒng)一、內容不規(guī)范。一方面，各級國家綜合檔案館都制定了明確的數字化任務和實施步驟，但基層檔案室卻缺少這么明確的要求，這是導致館、室藏檔案數字化進度不統(tǒng)一的主要原因。另一方面，館、室藏檔案數字化目標不統(tǒng)一，部分自行開展室藏檔案數字化的單位，其工作對象主要是日常業(yè)務檔案，如工商、房管、人才等檔案，需要移交進館的具有永久、長期保管期限的檔案卻沒有進行數字化。此外，由于沒有統(tǒng)一的檔案數字化協(xié)調機制，導致室藏數字化標準規(guī)范與有關的業(yè)務要求不一致。在開展室藏檔案數字化過程中，難免會遇到檔號項設置不規(guī)范，案卷級和文件級條目錄入不完善等業(yè)務問題，造成檔案數字化工作“兩張皮”現象，基層單位數字化成果難以與檔案館有效對接。

　　第三，檔案信息化人才隊伍建設力度不夠，造成檔案數字化人力資源成本倍增。目前，基層單位檔案信息化人才隊伍建設情況不容樂觀。一是，檔案員更換頻繁，培訓壓力大。檔案行政管理部門不僅要對新檔案員進行檔案現代化管理培訓，在開展室藏檔案數字化過程中還需多次進行實地指導，人力資源占用較多。二是，檔案信息化知識儲備不足，難以適應檔案現代化管理需求。據統(tǒng)計，目前基層單位專職檔案員比例不足50%，專職檔案員中45歲以上的占80%左右，專、兼職檔案員對檔案信息化建設存在畏難情緒，檔案信息化隊伍建設及培訓力度等方面還需加強。

　　針對上述問題，室藏檔案數字化服務在發(fā)展過程中，應積極應對。

　　一是要強化監(jiān)督，狠抓管理，確保檔案數字化成果應用平臺的運行安全。首先，對于重要的檔案信息資料以及數據文件，應該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設備或者數據庫之中進行保存。如，基層單位辦公電腦保存一份，移動硬盤備份一份，刻錄光盤一份，移交檔案館備份一份。其次，對于檔案數字化管理的網絡環(huán)境應該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設置好防火墻的訪問設置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數據庫的破壞。第三，對于涉密文件進行解密處理，如未到解密期限，應按照保密規(guī)定單獨進行掃描與存儲，避免泄密事故的發(fā)。

　　二是要任務明確，標準統(tǒng)一，確保室藏檔案數字化成果共建共享。開展室藏檔案數字化工作，需遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”原則，體現“三個統(tǒng)一”的要求。即統(tǒng)一業(yè)務標準，用檔案信息化建設標準重新審視現行的檔案業(yè)務流程，將檔案數字化思想深入到文件材料形成、收集、鑒定、整理、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，確保檔案業(yè)務規(guī)范與數字化建設相輔相成、互相促進;統(tǒng)一操作平臺，采用統(tǒng)一的檔案管理平臺或規(guī)范的檔案管理軟件，從網絡和終端配套、數據庫建設、安全策略、數據遷移等方面協(xié)調一致，確保數字化成果能夠實現共建共享;統(tǒng)一管理制度，制定并認真落實基層檔案數字化規(guī)范，優(yōu)化工作流程，確保室藏檔案數字化成果的真實性、可用性和規(guī)范性，確保檔案數字化成果能夠與檔案館無縫對接，實現共建共享。

　　三是要建立適應檔案管理現代化的檔案人才培養(yǎng)機制。前，檔案管理正由傳統(tǒng)紙質材料向檔案信息管理轉變，檔案工作人員必須加強學習，更新專業(yè)知識。一是，要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來，如掌握計算機軟、硬件技術或數字通訊技術的檔案管理人才。二是，提高現有檔案工作人員的信息化知識水平，通過參加電子檔案管理、計算機技術、數字通信技術等培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現狀。