阿勒泰市隸屬于我國(guó)新疆維吾爾自治區(qū)，別名金山，是新疆下轄的一個(gè)縣級(jí)市，位于新疆維吾爾自治區(qū)北部，東南與福海縣接壤，西北與布爾津縣相鄰，西南與吉木乃縣交界，東北與蒙古國(guó)接壤。阿勒泰市因阿爾泰山得名。阿爾泰山以山中蘊(yùn)藏豐富的黃金得名，史書稱之為“金微山”“金山”?！鞍柼痹谕回收Z(yǔ)、蒙古語(yǔ)中意為“金子”，因阿爾泰山盛產(chǎn)黃金，阿勒泰市在阿爾泰山之陽(yáng)，因而依山得名。隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，以及國(guó)家政策的大力號(hào)召，阿勒泰市的各個(gè)企事業(yè)單位積極跟上時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，開展檔案數(shù)字化加工掃描轉(zhuǎn)型工作。

　　阿勒泰檔案數(shù)字化加工掃描的具體內(nèi)容：

　　第一，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

　　第二，提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。

　　當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

　　第三，致力數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。

　　經(jīng)過(guò)實(shí)踐，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”;突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

　　阿勒泰檔案數(shù)字化加工掃描的建設(shè)步驟包括：

　　1. 建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。收集檔案信息后，將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來(lái)，完成對(duì)檔案信息的前期處理。之后采用數(shù)據(jù)錄入的方式將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。最后對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。

　　2. 建立網(wǎng)站，實(shí)施資源共享。建立檔案機(jī)構(gòu)(館)網(wǎng)站，并聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營(yíng)造有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

　　3. 加強(qiáng)電子文件的收集和積累。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

　　最后，阿勒泰檔案數(shù)字化加工掃描工作的開展，毫無(wú)疑問(wèn)可以為各個(gè)企事業(yè)單位和社會(huì)組織帶來(lái)很大助益。隨著相關(guān)需求的不斷增加，專業(yè)的檔案數(shù)字化掃描外包公司也陸續(xù)出現(xiàn)。外包公司可以為客戶提供專業(yè)化的檔案掃描服務(wù)，減輕客戶的檔案管理負(fù)擔(dān)。