檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗(yàn)收內(nèi)容就是對(duì)檔案數(shù)字化成果的驗(yàn)收，包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。

一個(gè)全宗的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不低于多少

一個(gè)全宗的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不低于百分之3。檔案部門組織人員對(duì)所有檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢，比率不低于3%。通過抽檢后，組織專家評(píng)審會(huì)進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)審。數(shù)字化項(xiàng)目文件：數(shù)字化工作檔案收集齊全，整理規(guī)范，便于查閱。對(duì)驗(yàn)收合格的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份，包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、原文數(shù)據(jù)。采用在線、離線相結(jié)合的方式進(jìn)行多套、異質(zhì)備份。

干貨：檔案數(shù)字化加工，核心7大步驟，檔案管理人必備！

本期主編：橙子

話不多說，進(jìn)入正題了！

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化處理場(chǎng)所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、 備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計(jì)算機(jī)，安裝驅(qū)動(dòng)程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。

掃描動(dòng)作并不復(fù)雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲(chǔ)格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。

顏色常常又和圖像存儲(chǔ)格式相關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲(chǔ)，如果以TIFF格式存儲(chǔ)，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進(jìn)行亮度、對(duì)比度的微調(diào)。

標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求，檢查人員要盡職盡責(zé)，要求做到100%檢查，并且合格率應(yīng)達(dá)到100%。

檢查的事項(xiàng)有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點(diǎn)，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細(xì)的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復(fù)印一一對(duì)應(yīng)，檢查合格率應(yīng)為100%，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，必須重新修改完善。

將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，并 盡可能完整地描述相關(guān)文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項(xiàng)。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時(shí)經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評(píng)論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

南京棲霞區(qū)檔案驗(yàn)收流程及驗(yàn)收要求

檔案驗(yàn)收流程及規(guī)定
①擬移交檔案單位每年第四季度向市檔案館申報(bào)下一年度進(jìn)館計(jì)劃；或市檔案館下達(dá)進(jìn)館任務(wù)通知。
②市檔案館每年度2月底前確定擬接收檔案進(jìn)館單位（移交檔案單位）數(shù)量。
③市檔案館（在與業(yè)務(wù)科、計(jì)算機(jī)部充分溝通基礎(chǔ)上）與移交檔案單位做好前期交流溝通、指導(dǎo)工作。
④移交單位經(jīng)檢查傳統(tǒng)載體和電子檔案質(zhì)量，認(rèn)為符合進(jìn)館質(zhì)量后，完成移交檔案全宗指南（全宗介紹）擬寫工作，并形成移交檔案涉密鑒定的工作報(bào)告或說明后，開展組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)工作，向市檔案館提出進(jìn)館申請(qǐng)。
⑤市檔案館第一次派出工作人員對(duì)移交單位的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案開展檢查驗(yàn)收工作?？傢?yè)數(shù)在10萬(wàn)頁(yè)以下5個(gè)工作日檢查時(shí)間；10-15萬(wàn)頁(yè)，8個(gè)工作日檢查時(shí)間；15-20萬(wàn)頁(yè)，10個(gè)工作日檢查時(shí)間內(nèi)向移交單位出具書面檢查結(jié)論，以此類推。
⑥檢查合格，移交單位按照⑦、⑧工作程序辦理，不合格，轉(zhuǎn)流程⑨。
⑦電話通知移交單位開始啟動(dòng)移交檔案實(shí)體進(jìn)館的消殺、上架；目錄、全宗指南、組織機(jī)構(gòu)沿革、涉密檔案鑒定報(bào)告及目錄移交工作，同時(shí)按照《攀枝花市檔案實(shí)行雙套制移交與接收的通知》（攀檔發(fā)〔2016〕31號(hào)）的要求將檔案數(shù)字化成果存儲(chǔ)于光盤或者移動(dòng)硬盤，同時(shí)移交進(jìn)市檔案館。
⑧以上工作程序經(jīng)市檔案館保管利用部經(jīng)辦人員簽字認(rèn)可，辦理《檔案交接文據(jù)》、《電子檔案數(shù)據(jù)交接表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，雙套制檔案進(jìn)館驗(yàn)收工作結(jié)束。
⑨不合格。移交單位開展整改工作1個(gè)月后，市檔案館再電話通知第二次檢查時(shí)間。
⑩市檔案館第二次派出工作人員對(duì)移交單位的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案開展檢查驗(yàn)收工作?？傢?yè)數(shù)在10萬(wàn)頁(yè)以下，5個(gè)工作日檢查時(shí)間；10-15萬(wàn)頁(yè)，8個(gè)工作日檢查時(shí)間，15-20萬(wàn)，10個(gè)工作日檢查時(shí)間內(nèi)向移交單位出具書面檢查結(jié)論。以此類推。