遼寧檔案信息化

王志宇，男，遼寧大學信息資源管理學院檔案系副教授、碩士研究生導師、檔案實驗室主任、“遼寧大學大數據與電子文件管理創(chuàng)新研究中心”負責人、遼寧大學創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)導師、檔案系黨支部書記、遼寧省檔案專家?guī)鞂＜?、中國檔案學會會員、歷史學院創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)孵化基地負責人、哈工大在讀博士、遼寧大學杰出青年[1]。主要研究方向為大數據分析、電子檔案管理技術、檔案信息化、管理信息系統(tǒng)建設等。獨立主持國家課題1項，省級課題2項，在SCI&SSCI國際頂刊及CSSCI等國家級核心期刊發(fā)表論文16篇，參編教材6部；曾獲得20余項省市級社會科學、自然科學及省檔案局優(yōu)秀科研和教學獎項。在指導大學生“互聯(lián)網+”創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽、大學生計算機設計大賽、電子商務“三創(chuàng)”大賽、網絡商務大賽等大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)系列競賽中榮獲23項國家級獎項和50多項省級獎項及多次國家級及省級優(yōu)秀指導教師稱號

淺談如何實現檔案管理信息化

實現檔案管理信息化可以從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。

1、將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統(tǒng)一的管理設備；

2、在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制；

3、檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質量。

如何推進檔案信息化建設

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。如何才能實現檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統(tǒng)檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化建設的主要內容包括哪些方面

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。