檔案資料收集整理要求

歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。

1、 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2、 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

歸檔案卷的質(zhì)量要求：

1、原件歸檔；

2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

3、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

4、對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

文員應(yīng)該如何進行檔案的收集和整理？

檔案收集工作的要求有哪些?

檔案收集工作的要求\x0d\x0a檔案收集工作的基本要求是加強檔案館(室)外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)，保證歸檔和接收進館檔案的齊全完整，維護全宗和全宗群的不可分散性，實現(xiàn)人館(室)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化\x0d\x0a(一)加強檔案館(室)外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)\x0d\x0a收集工作是要解決檔案的分散形成與集中管理的矛盾，這就要求在收集工作中必須重視館(室)外檔案業(yè)務(wù)工作的調(diào)查，掌握收進檔案館(室)的檔案的形成、流動、管理、使用等方面的信息，以便科學(xué)地安排和指導(dǎo)各有關(guān)單位或部門的檔案移交工作。基層檔案室必須注意研究和掌握本單位檔案的形成規(guī)律和特點，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度。各級各類檔案館應(yīng)當(dāng)從本館的性質(zhì)與職責(zé)出發(fā)，對有關(guān)國家機構(gòu)、社會組織和個人的職能、任務(wù)及形成檔案的內(nèi)容、種類、保存價值、數(shù)量、整理、保管等情況進行調(diào)查研究，科學(xué)確定應(yīng)移交檔案的范圍、時間和數(shù)量。各級檔案館在接收檔案前，應(yīng)當(dāng)對確定進館的單位進行檔案基本情況的調(diào)查與分析，協(xié)同檔案行政管理部門制訂相應(yīng)的辦法，對有關(guān)單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，提高組卷與初步鑒定的質(zhì)量，做好歸檔與進館的各項準(zhǔn)備工作\x0d\x0a檔案館接收檔案進館，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的形成規(guī)律和檔案發(fā)揮作用的規(guī)律，處理好從文件材料形成到歸檔、從檔案室到檔案館的檔案流程周期。既要防止急于豐富館藏，把檔案形成機關(guān)尚在經(jīng)常使用的檔案過早地接收進檔案館，給機關(guān)工作帶來不便;又要防止個別單位把需要移交的檔案當(dāng)做私有財產(chǎn)或“小家底”不愿移交。同時，檔案館要避免把應(yīng)該接收進館的檔案“拒之門外”，使檔案長期分散保存在形成單位甚至遭受損失。所以，在收集工作中應(yīng)當(dāng)妥善處理好局部與整體、當(dāng)前與長遠的關(guān)系，做到既有利于保護國家的歷史文化財富又方便社會各方面的利用\x0d\x0a(二)保證歸檔和接收進館檔案的齊全完整\x0d\x0a保證檔案在歸檔和接收進館時的齊全完整是貫穿收集工作始終的基本要求。所謂檔案的齊全完整，就一個單位而言，是指歸檔的文件材料能夠系統(tǒng)地、真實地反映本單位的工作面貌看悔一年度歸檔的文件材料，就能了解這個單位該年度的基本工作情況，看全部檔案就能知道這個單位的整個歷史;就一個檔案館而言，是指兒屬本館接收范圍的所有撤銷和現(xiàn)行的立檔單位所形成的具有長久保存價值的檔案，能夠全部接收進館。但是，由于各種門類和載體檔案材料的形成情況較為復(fù)雜，運動周期較長，要使分散形成的檔案材料轉(zhuǎn)化為完整系統(tǒng)的檔案，該歸檔的都歸檔，該進館的都進館，應(yīng)當(dāng)靠完善的規(guī)章制度加以約束。因此，應(yīng)當(dāng)強化檔案?！布?積人員的檔案意識，提高文書和檔案人員的素質(zhì)，建立正常的檔案工作秩序。每個單位除了認(rèn)真執(zhí)行國家關(guān)于各門類和載體檔案歸檔的規(guī)定外，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的情況，制定更具體、更完善的歸檔制度，使歸檔范圍更合理、歸檔辦法和要求更明確，更有利于基層檔案人員操作。機關(guān)的歸檔工作應(yīng)納人業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍，在建立崗位責(zé)任制或其他制度時，應(yīng)當(dāng)把歸檔工作作為其中的一項內(nèi)容切實保證檔案的齊全完整。在鑒定制度中應(yīng)當(dāng)要求單位的業(yè)務(wù)部門和檔案部門對收集到的檔案材料必須嚴(yán)格按照鑒定原則和檔案保管\x0d\x0a期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位的實際進行鑒定，準(zhǔn)確地挑選歸檔文件并確定其保管期限，使反映本機關(guān)重要實踐活動和重要事件的材料都能歸檔。檔案館在接收檔案時，除了解進館檔案的質(zhì)量外，還應(yīng)對未進館檔案的基本情況有所了解，及時發(fā)現(xiàn)和糾正因檔案保管期限劃分不準(zhǔn)而造成應(yīng)進館而未進館的問題\x0d\x0a(三)維護全宗和全宗群的不可分散性\x0d\x0a全宗是一個單位檔案的整體。一個機關(guān)的各項工作活動不是孤立進行的，相互之間有著密切的聯(lián)系。在工作中形成的文件材料，無論從來源、內(nèi)容、形式、時間等方面都存在著固有的聯(lián)系，是一個不可分割的輟體。接收檔案時必須把一個機關(guān)形成的檔案，作為一個全宗，集中在一個機關(guān)檔案室或檔案館，不允許人為地分割。只有接收時堅待個宗的不可分散性，在以后的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等各項業(yè)務(wù)活動中，才能夠按全宗進行科學(xué)管理，在檔案收集土作中，應(yīng)注意保持相互有密切聯(lián)系的一組全宗的不可分散性。在一定時間、地點和社會歷史條件下，各個機關(guān)的活動既嚴(yán)密分工，又密切協(xié)作，相互依存。反映在工作和生產(chǎn)活動中形成的文件材料上，相互之間也有緊密聯(lián)系。這些互有聯(lián)系的若干全宗，稱為全宗群。全宗群與檔案全宗一樣不宜分散。一個檔案館接收檔案時，保持全宗的完整，能反映一個機關(guān)活動的歷史面貌;保持全宗群的完整，就能反映國家或地區(qū)一個時期的歷史面貌。將上述兩個完整性有機結(jié)合起來，就能真實而又全面地反映黨和國家的歷史面貌\x0d\x0a(四)積極推行入館(室)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化\x0d\x0a在檔案收集工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案工作現(xiàn)代化的要求。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)代化的程度越高，就越要求標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)從收集工作做起。如果接收進館(室)的檔案不標(biāo)準(zhǔn)，將給科學(xué)管理和實現(xiàn)現(xiàn)代化帶來困難

檔案收集工作的要求有哪些

檔案的收集工作主要有哪些，文書檔案是指民營企業(yè)在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理等工作活動中形成的檔案。主要有：
（1）反映企業(yè)歷史變遷和發(fā)展過程的文件材料，包括企業(yè)發(fā)展史、大事記、年鑒、會議記錄、企業(yè)發(fā)展變遷記錄，民營企業(yè)經(jīng)濟實體設(shè)立和變更的請示、批復(fù)、章程、工商登記證、年檢記錄、稅務(wù)登記證、企業(yè)年度計劃總結(jié)等文件材料。
（2）企業(yè)在黨委（黨支部）、工青婦團組織活動中及企業(yè)資證管理、日常行政工作、事務(wù)性工作中形成的文件材料。包括黨委（支部）年度工作計劃、總結(jié)、表彰先進、統(tǒng)計年報、上級黨組織、工青婦團組織下發(fā)企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件、人事任免、職工名冊，組織企業(yè)文化活動、展示企業(yè)文化的文件材料；企業(yè)重大專題的調(diào)研報告、經(jīng)驗介紹、會議材料等；企業(yè)在人力資源管理、教育培訓(xùn)方面形成的文件材料，包括勞動調(diào)配、定員、職稱、調(diào)資、定級晉職、獎勵、懲處材料、干部職工教育、技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等材料；報道性材料，如新聞媒體關(guān)于企業(yè)的信息報道（如熱點新聞、人物素描、大事追記、重點事情跟蹤報道等）；信訪處理材料，如人民代表、政協(xié)委員議案、提案處理材料等。
（3）企業(yè)在經(jīng)營活動方面形成的文件材料，包括資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理、計劃管理、產(chǎn)品銷售、物資管理、生產(chǎn)供應(yīng)、財務(wù)管理、市場信息管理、客戶信息管理、知識產(chǎn)權(quán)維護及有關(guān)信用工作中形成的文件材料，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中和往來單位簽訂的各類合同、協(xié)議等方面文件材料。
（4）企業(yè)在生產(chǎn)技術(shù)管理方面所產(chǎn)生的文件材料。包括：生產(chǎn)管理、質(zhì)量檢查報告、標(biāo)準(zhǔn)管理、衛(wèi)生達標(biāo)、環(huán)境保護等文件材料。

檔案整理的要求有哪些？

項目文件的整理原則，建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理，勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理，施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理，歸檔項目文件質(zhì)量要求，需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡，工程項目文件資料必須使用原件歸檔，并應(yīng)加蓋單位公章，如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處，工程竣工報告、驗收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù)，合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔，不應(yīng)是復(fù)印件歸檔，歸檔的文件材料是傳真件（熱敏紙）、復(fù)寫紙的必須復(fù)印，與原件一同歸檔，設(shè)計變更通知單要求齊全、完整，與竣工圖上注釋內(nèi)容相符，編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔，線條字跡清晰，圖紙色度反差良好，并能滿足計算機掃描要求，圖紙折疊前均要按藍圖線裁切整齊。

如何整理檔案

法律分析：
1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進行分類，一般應(yīng)與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝，防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。