智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領航者,讓信息價值超越期待
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1、文書檔案應完整齊全符合案卷歸檔要求2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、完整、齊全,與工程實際相符合。
法律依據(jù):
《中華人民共和國檔案法》
第八條國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調,建立統(tǒng)一制度,實行監(jiān)督和指導。
縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對本行政區(qū)域內(nèi)機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關的檔案,并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。
第九條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案,并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。
中央國家機關根據(jù)檔案管理需要,在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。
第十條中央和縣級以上地方各級各類檔案館,是集中管理檔案的文化事業(yè)機構,負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。
根據(jù)我國《檔案法》規(guī)定,檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則,維護檔案完整與安全,便于社會各方面的利用。
還需堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領導。各級人民政府應當加強檔案工作,把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃,將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算,確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應。
國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創(chuàng)新,促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用,推動檔案科技進步。
國家采取措施,加強檔案宣傳教育,增強全社會檔案意識。國家鼓勵和支持在檔案領域開展國際交流與合作。
法律依據(jù)
《檔案法》第三條 堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領導。各級人民政府應當加強檔案工作,把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃,將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算,確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應。
《檔案法》第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則,維護檔案完整與安全,便于社會各方面的利用。
《檔案法》第六條 國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創(chuàng)新,促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用,推動檔案科技進步。
國家采取措施,加強檔案宣傳教育,增強全社會檔案意識。
國家鼓勵和支持在檔案領域開展國際交流與合作。
第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統(tǒng)稱機關)檔案工作,推進機關檔案科學、規(guī)范管理,豐富國家檔案資源,為各項工作提供有效服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的機關檔案,是指機關在公務活動中形成的,對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎,是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作,是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件,是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條 機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。
國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、統(tǒng)一制度,負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下,負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設,負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責時,以進入相關場所檢查,詢問有關人員,查閱、復制有關檔案資料等方式開展。
中央、地方專業(yè)主管機關應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時,應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。
第五條 機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。
機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導,將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系,與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費,檔案日常管理工作經(jīng)費,檔案信息化建設經(jīng)費,檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關年度財政預算。
現(xiàn)行有效的關于檔案管理的國家標準主要有:
GB/T 11821-2002照片檔案管理規(guī)范
GB/T 17678.1-1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分:電子文件歸檔與檔案管理
GB/T 17678.2-1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第二部分:光盤信息組織結構
項目文件的整理原則,建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進行整理。建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件,應根據(jù)文件的性質、內(nèi)容分別整理,勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件,應按項目或專業(yè)整理,施工技術文件應按單項工程的專業(yè)、階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理,歸檔項目文件質量要求,需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng),歸檔文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求,不能用熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡,工程項目文件資料必須使用原件歸檔,并應加蓋單位公章,如有特殊原因不能使用原件的應在備考表中注明原件存放處,工程竣工報告、驗收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù),合同、協(xié)議等應為正本歸檔,不應是復印件歸檔,歸檔的文件材料是傳真件(熱敏紙)、復寫紙的必須復印,與原件一同歸檔,設計變更通知單要求齊全、完整,與竣工圖上注釋內(nèi)容相符,編制的竣工圖應圖面整潔,線條字跡清晰,圖紙色度反差良好,并能滿足計算機掃描要求,圖紙折疊前均要按藍圖線裁切整齊。