所謂紙質(zhì)檔案，主要是指以紙張為載體的書寫材料，現(xiàn)已有近兩千年的歷史。雖然目前出現(xiàn)了膠片和光盤等形式的檔案，但由于諸多原因，紙質(zhì)檔案仍占多數(shù)。福州市是福建省的省會(huì)城市，也是中國(guó)東南沿海地區(qū)重要的中心城市之一。福州市的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)多元化，涵蓋了多個(gè)行業(yè)。主要的產(chǎn)業(yè)包括電子信息、機(jī)械制造、化工、建材、紡織、食品加工等。綜合來(lái)看，福州在長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展歷程中，積累了豐富的檔案資源。

　　紙質(zhì)檔案有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

　　一是書寫方便。甲骨硬度大，需要用尖刀鍥刻;簡(jiǎn)牘、石刻質(zhì)地堅(jiān)硬笨重，需要用特制工具經(jīng)過(guò)鑿、刻等程序才能完成書寫。紙張柔韌性較強(qiáng)、質(zhì)地輕薄，書寫時(shí)容易著墨，非常方便，即拿即寫;

　　二是容量大。甲骨上最多可以刻30個(gè)字，竹簡(jiǎn)最多也只有40個(gè)字左右。石刻上可以刻上百個(gè)字，但體積相對(duì)增大很多。而一張普通的紙可書寫幾百個(gè)字，印刷品可容納更多的字?jǐn)?shù)，容量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于古代檔案其他載體;

　　三是制作成本低。相對(duì)于縑帛、青銅器而言，紙的制作成本比較低?？V帛為絲織品，價(jià)格昂貴，制作起來(lái)程序復(fù)雜。青銅器是貴族世家的標(biāo)志，一般老百姓很少使用，說(shuō)明其制作成本也是相對(duì)昂貴的;

　　四是利用便利。紙張輕而柔軟，可隨身攜帶，閱讀也很方便;保管時(shí)可使用卷軸式或水平疊放式進(jìn)行存放，所占空間比較小，而且使用起來(lái)很方便，即拿即用。

　　福州紙質(zhì)檔案整理掃描應(yīng)遵循的原則包括：

　　第一，檔案整理原則：

　　1.遵循文件的形成規(guī)律。各項(xiàng)職能活動(dòng)存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定的規(guī)律，整理時(shí)應(yīng)遵循其基本規(guī)律和特點(diǎn)。

　　2.文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件之間規(guī)律決定了文件之間存在著有機(jī)聯(lián)系，這種聯(lián)系更明確地反映職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也為歸檔后查找、利用提供方便。

　　3.區(qū)分不同價(jià)值。依據(jù)國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》和第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，將應(yīng)歸檔的文件材料，根據(jù)其不同的價(jià)值劃分出不同保管期限，然后分別進(jìn)行整理歸檔。

　　4.便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本原則，也是整理歸檔的最終目的。

　　第二，福州紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循的原則：

　　1. 規(guī)范性原則。所有檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化,并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。

　　2. 安全性原則。在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中,要確保檔案原件的安全、確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內(nèi)容不泄密。

　　3. 效益性原則。應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，這包括從海量的檔案信息資源中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)字化對(duì)象,選擇最優(yōu)的數(shù)字化工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等。

　　福州紙質(zhì)檔案整理掃描的大致流程：

　　1. 前期檔案整理：專業(yè)團(tuán)隊(duì)深入福州的各類機(jī)構(gòu)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面收集。從政府部門堆積如山的政務(wù)文件，到企業(yè)海量的商務(wù)合同，再到學(xué)校的學(xué)籍資料以及文化機(jī)構(gòu)承載歷史記憶的珍貴文獻(xiàn)，都在收集范圍內(nèi)。整理時(shí)，工作人員會(huì)小心去除檔案中的金屬裝訂物，防止其氧化腐蝕紙張。對(duì)于破損頁(yè)面，運(yùn)用專業(yè)紙張修復(fù)技術(shù)，如托裱、補(bǔ)洞等，確保檔案完整如初。同時(shí)，依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、主題等要素，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編號(hào)，建立起科學(xué)規(guī)范的檔案目錄體系。

　　2. 中期掃描處理：根據(jù)檔案材質(zhì)和規(guī)格，選用適配的掃描設(shè)備。對(duì)于普通 A4 紙張文件，高速文檔掃描儀可實(shí)現(xiàn)快速批量掃描;針對(duì)大幅面圖紙或古籍，專業(yè)的大幅面掃描儀和古籍掃描儀能保障圖像清晰度和完整性。掃描時(shí)，合理設(shè)置分辨率、色彩模式等參數(shù)。文字類檔案一般采用 300dpi 分辨率，彩色照片則采用 600dpi 以上分辨率，以精準(zhǔn)還原檔案原始風(fēng)貌。掃描完成后，對(duì)圖像進(jìn)行初步處理，去除噪點(diǎn)、糾偏扶正，確保圖像質(zhì)量符合后續(xù)數(shù)字化處理要求。

　　3. 后期數(shù)據(jù)錄入與索引建立：將掃描后的圖像轉(zhuǎn)化為可檢索的電子數(shù)據(jù)。對(duì)于印刷體文字較多的檔案，借助 OCR 技術(shù)快速識(shí)別文字并錄入;對(duì)于手寫內(nèi)容或 OCR 識(shí)別困難部分，安排專業(yè)人員人工錄入，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。同時(shí)，依據(jù)錄入數(shù)據(jù)，建立多維度索引，包括關(guān)鍵詞索引、分類索引、時(shí)間索引等。