東勝區(qū)位于我國內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市市轄區(qū)，位于鄂爾多斯市中東部，為鄂爾多斯市中心城區(qū)的核心區(qū)。東勝區(qū)有著悠久的歷史文化和獨(dú)特的民族風(fēng)情，積累了豐富的民族文化旅游資源和歷史文化旅游資源，并留下了許多豐富多彩、彌足珍貴的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)。在長遠(yuǎn)的發(fā)展過程中，東勝區(qū)留存了豐富的檔案資源，包括歷史檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種不同的類型。為了更加妥善地保存各類檔案，并發(fā)揮其價值，東勝區(qū)十分注重對檔案的整理。與此同時，東勝區(qū)專業(yè)整理檔案的地方——即檔案整理外包機(jī)構(gòu)也陸續(xù)出現(xiàn)并不斷發(fā)展。

　　那么，東勝區(qū)專業(yè)整理檔案的地方，是如何開展檔案整理工作的呢?

　　東勝區(qū)檔案整理步驟：

　　1. 區(qū)分文件所屬單位。整理的第一步當(dāng)然是區(qū)分文件所屬公司，用專業(yè)的術(shù)語來講就是“區(qū)分全宗”，不同公司的文件獨(dú)立整理。另外，全宗是指一個獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體。

　　2. 分類。根據(jù)文件的內(nèi)容分為九大類，整理時，再根據(jù)文件所屬年度等在九大類下分別劃分小類。

　　3. 鑒定。不是所有文件都有資格成為一份合格的檔案，我們要按規(guī)定剔除無保存價值的文件。如：人事部門同事做的月度加班表、考勤表等臨時性文件，對我們的生產(chǎn)經(jīng)營并無長久保存查考價值，因此，此類文件是不用歸檔的。對于可以作為歸檔文件的，我們還要給予其一個保管的期限，一般根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度分為永久、30年、10年保管。具體依據(jù)單位制訂的檔案保管期限表進(jìn)行鑒定。

　　4. 選擇立卷或單件整理。在分類的基礎(chǔ)上，在類別內(nèi)部把待歸檔文件幾份分為一組，組成一個整體，我們稱為“立卷”，或者直接一份為一個整體，稱為“單件”。立卷：適用于文件與文件間聯(lián)系緊密的檔案類別。分件：適用于文件與文件間聯(lián)系不大，文件量較小的檔案類別。

　　5. 排列。排列就是根據(jù)文件的時間、事情發(fā)生的先后順序等信息，確定文件之間的先后順序。采用立卷整理方法，需要進(jìn)行案卷排列、卷內(nèi)文件排列;采用單件整理方法，需要對各份文件進(jìn)行排列。

　　6. 編制頁碼。因?yàn)橐恍┪募a(chǎn)生時本身沒有標(biāo)注頁碼，或者頁碼不全、不準(zhǔn)確，這時，我們就要對這部分文件進(jìn)行頁碼的編制。頁碼編制于文件正面的右下角，反面的左下角。

　　7. 蓋檔號章、填寫檔號章內(nèi)容。完成上述步驟后，我們已經(jīng)確定了每卷/件檔案的類別、序號、頁數(shù)等基本信息，接下來要根據(jù)這些信息生成每份文件的唯一代號，專業(yè)術(shù)語叫做“檔號”。將這個“檔號”標(biāo)注在文件上，即加蓋檔號章，標(biāo)明每份檔案在所有檔案中的“身份證號”。這樣，一份普通的文件就實(shí)現(xiàn)了從文件到檔案的華麗變身，蓋上檔號章，就是有身份的文件了。

　　8. 裝訂。裝訂是將“一卷”或“一件”檔案裝訂起來，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后的保管和利用。

　　9. 編目。編目即編制歸檔文件目錄，也是我們通常所說的“為若干份文件做明細(xì)列表”，有手工填寫與計(jì)算機(jī)錄入。

　　10. 裝盒。將歸檔文件按案卷號或件號順序依次裝入檔案盒，依據(jù)檔案盒的大小，酌情每幾卷或幾件裝入一個檔案盒，并在盒內(nèi)所有文件前放置上一步驟所做的目錄，在檔案盒背脊、封面進(jìn)行盒內(nèi)文件內(nèi)容的標(biāo)識。

　　11. 排架。經(jīng)過了多個步驟的整理工作，檔案整理工作還有最后一步——排架，即按照前面編好的順序號，將一盒盒檔案擺放到庫房的檔案架上，并在檔案架側(cè)面位置標(biāo)明檔案存儲位置索引，便于查找。

　　最后，展望未來，隨著東勝區(qū)經(jīng)濟(jì)社會的持續(xù)發(fā)展，對檔案管理的要求也將不斷提高。專業(yè)檔案整理工作將持續(xù)深化與拓展，一方面，進(jìn)一步優(yōu)化檔案整理流程，引入更先進(jìn)的技術(shù)手段，如人工智能輔助分類、大數(shù)據(jù)分析優(yōu)化存儲結(jié)構(gòu)等，提升整理效率與質(zhì)量。隨著社會發(fā)展和科技水平的進(jìn)步，檔案整理工作將緊跟時代步伐，不斷創(chuàng)新發(fā)展，為區(qū)域的繁榮穩(wěn)定貢獻(xiàn)檔案力量，續(xù)寫檔案管理事業(yè)的嶄新篇章。