建始縣是中國湖北省恩施土家族苗族自治州的一個縣，位于湖北南邊陲、武陵山腹地。建始縣擁有“畜禽、煙葉、魔芋、藥材、商品蔬菜”等優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)。其中，烏龍茶產(chǎn)業(yè)是建始縣人民政府主導(dǎo)發(fā)展的農(nóng)業(yè)支柱產(chǎn)業(yè)。在此背景下，建始縣留存了相對豐富的檔案資源。隨著社會發(fā)展進(jìn)步，建始縣也越來越重視檔案管理建設(shè)，積極開展檔案整理數(shù)字化相關(guān)工作。

　　建始檔案整理數(shù)字化的前期準(zhǔn)備：

　　1. 成立檔案整理數(shù)字化工作小組。數(shù)字化工作是一個系統(tǒng)工程，不是說有了人、設(shè)備和館藏就可以順利的開展數(shù)字化工作了，其中涉及到諸如數(shù)字化范圍的確定、相關(guān)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的確立以及檔案中的知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)的界定、存儲格式和長久保存等問題，因而必須成立專門的工作小組來統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化工作并解決數(shù)字化過程中會遇到的一系列問題，小組的成員必須包括熟悉館藏和利用情況的工作人員、相關(guān)技術(shù)人員和法律人才等等。

　　2. 檔案出庫。檔案調(diào)出庫房，應(yīng)由雙方共同清點(diǎn)案卷數(shù)量，仔細(xì)查看每個案卷，對于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷內(nèi)目錄、頁碼是否連續(xù)，裝訂是否牢固，有否破損等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫驗(yàn)收的依據(jù)。完成檔案調(diào)取清點(diǎn)、登記等前期工作后，可提交檔案出庫申請。經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)范，辦理出庫相關(guān)手續(xù)。并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對檔案進(jìn)行交接出庫。

　　3. 編制頁號。檔案拆卷前先檢查卷內(nèi)文件頁碼，如有頁碼缺失或錯誤，需重新編制頁碼。編制時(shí)，用鉛筆編寫在當(dāng)面材料的右上角;編制雙面書寫的文字材料時(shí)，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角。如發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)實(shí)際分頁不符，整理人員校核后，應(yīng)用鉛筆修改錯誤的頁碼。如出現(xiàn)破損頁面、缺頁等特殊情況，要進(jìn)行登記。

　　4. 拆除裝訂。應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

　　建始檔案整理數(shù)字化的主要工作內(nèi)容：

　　第一，檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

　　第二，檔案數(shù)字化采集。從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

　　第三，檔案數(shù)字化查閱。以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán);閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　最后，建始檔案整理數(shù)字化工作作為提升檔案管理現(xiàn)代化水平的重要舉措，已經(jīng)在實(shí)踐中取得了顯著成效。通過科學(xué)的檔案整理流程和先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，建始檔案不僅實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到電子檔案的高效轉(zhuǎn)換，還顯著提升了檔案的存儲安全性、檢索便捷性和利用效率，為社會各界提供了更加高效、便捷的檔案查詢和利用體驗(yàn)。