寧夏是我國的自治區(qū)之一，首府是銀川市。在信息時代加速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著深刻變革。寧夏回族自治區(qū)的檔案管理工作也順應(yīng)這一趨勢，積極推進(jìn)電子化掃描進(jìn)程。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在檢索效率、存儲成本以及信息安全方面存在諸多挑戰(zhàn)，檢索一份檔案平均耗時可達(dá)數(shù)小時，而存儲成本逐年遞增。與此同時，數(shù)字化技術(shù)的成熟為檔案管理提供了高效解決方案。寧夏啟動檔案電子化掃描工作，是基于對行業(yè)發(fā)展趨勢的精準(zhǔn)把握，旨在提升檔案管理效能，以適應(yīng)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對信息資源快速獲取與利用的需求。

　　寧夏檔案電子化掃描過程中，應(yīng)遵循以下原則：

　　第一，規(guī)范化原則。規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。統(tǒng)一的規(guī)范包含三個方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一;二是數(shù)字化中應(yīng)盡可能采用國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標(biāo)準(zhǔn)上來;三是數(shù)字化過程要規(guī)范，每一個環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　第二，安全保密原則。傳統(tǒng)載體數(shù)字化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保數(shù)字化過期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個方面，其含義包括以下幾個方面。

　　(1)要建立在檔案數(shù)字化過程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機(jī)制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　　(2)要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意數(shù)字化場所的安全，注意機(jī)器、人員對檔案造成的損毀;建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。數(shù)字化后，需做好信息備份工作，及時備份數(shù)據(jù);防止計(jì)算機(jī)病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　　(3)要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強(qiáng)管理入手，在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員;在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場所，場所要符合保密要求;在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　第三，兩個同步原則。

　　(1)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進(jìn)。在檔案數(shù)字化過程中，要對每個保管單位進(jìn)行梳理，在這個過程中對需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可剔除價值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　　(2)數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進(jìn)。由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，實(shí)行數(shù)字化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。

　　第四，價值性原則。檔案在見證歷史和傳承文化方面具有普遍和長期的使用價值，越是久遠(yuǎn)的檔案越有價值，尤其是歷史檔案，對于國家而言都是珍貴的記憶，其價值不可估量。對于這類檔案在數(shù)字化加工時應(yīng)特殊注意，不要造成損壞。

　　最后，寧夏檔案電子化掃描工作的推進(jìn)，是一項(xiàng)基于理性考量與科學(xué)規(guī)劃的長期工程。從前期設(shè)備采購、人員培訓(xùn)，到中期海量檔案的掃描、數(shù)據(jù)錄入，再到后期系統(tǒng)維護(hù)與安全保障，每一步都遵循嚴(yán)格的項(xiàng)目管理流程。隨著工作的深入，已取得顯著成效，檔案檢索時間縮短至分鐘級，信息利用率大幅提升。展望未來，持續(xù)優(yōu)化的檔案電子化掃描工作將成為寧夏提升公共服務(wù)水平、推動各行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要支撐，為地區(qū)高質(zhì)量發(fā)展注入強(qiáng)勁動力。