在當今數(shù)字化時代，檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已成為提升企業(yè)運營效率、保障信息安全、促進信息共享的重要手段。鞏義市作為河南省的重要工業(yè)城市，近年來也十分注重公司檔案信息化管理工作。

　　鞏義公司檔案信息化管理的重要意義：

　　第一，有利于實現(xiàn)檔案信息的長期保存。在傳統(tǒng)的檔案管理中，機關(guān)事業(yè)單位均通過人工管理的模式對各種文書檔案進行收集、整理、保存與利用。這種模式不但耗費了大量的人力、物力和資金，還可能會受諸多因素影響而引起文書檔案發(fā)霉、損壞、丟失等隱患，也無法保證檔案信息的完整性和可靠性。因此加速推進檔案管理信息化建設(shè)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的數(shù)據(jù)信息并直接儲存在計算機軟件中，從而有效避免了檔案信息損壞或丟失現(xiàn)象，也有助于提高檔案儲存的質(zhì)量。

　　第二，有利于提升檔案管理質(zhì)量。一是檔案管理本身是一個具有較強專業(yè)性、嚴謹性和復雜性的系統(tǒng)工程，要想提高檔案管理質(zhì)量和執(zhí)行效果，往往需要檔案管理人員投入大量的時間與精力，特別是在以往的紙質(zhì)版檔案管理工作中，管理人員必須時時關(guān)注檔案資料的更新與補充，這就在無形中增加了檔案管理人員的工作量。二是把機關(guān)事業(yè)單位的檔案資料進行數(shù)字化管理，將檔案保存在互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫中，能減少檔案資料管理的空間，有效提高檔案檢索效率，便于各崗位人員隨時隨地檢索所需要的各種檔案信息，最終能實現(xiàn)提升單位檔案資源利用效率和機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的管理效率的目的。

　　第三，有利于提高單位內(nèi)部資源共享。在傳統(tǒng)的檔案資料管理模式下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案資料通常由檔案管理部門負責保存。數(shù)字化的檔案管理讓關(guān)事業(yè)單位能夠使用網(wǎng)絡(luò)、辦公網(wǎng)站、微信服務(wù)平臺和政務(wù)網(wǎng)站等來直接查詢檔案信息。這種方式能夠有效地利用檔案數(shù)據(jù)，幫助關(guān)事業(yè)單位更加流暢地執(zhí)行業(yè)務(wù)工作，為其之間的高效運營提供堅實的保障。

　　鞏義公司檔案信息化管理過程中可能出現(xiàn)的問題包括：

　　1. 資源投入不足

　　現(xiàn)階段仍有不少機關(guān)事業(yè)單位對檔案信息化管理缺乏充分的認識，對檔案信息化推進工作沒有引起足夠的重視，資金、人力、物力投入不足，造成本單位檔案信息化或智能收集與管理等能力不足，從而導致檔案信息資源無法有效利用，不利于機關(guān)事業(yè)單位的管理和決策。

　　2. 管理人員專業(yè)性不高

　　首先，在以往傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對檔案管理人員要求不高，多數(shù)人員未經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓，甚至部分管理人員不具有最基本的信息技術(shù)。其次，在機關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理人員多為兼職管理員，且流動性大，沒有長期從事檔案管理的經(jīng)驗，從而導致檔案信息化管理的推進有一定的滯后性。

　　3. 存在安全隱患

　　一是在檔案保管、傳輸過程中都存在風險，主要體現(xiàn)在：系統(tǒng)存在漏洞，相關(guān)軟件系統(tǒng)使病毒、黑客入侵;或者檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享，在傳輸與共享的過程中存在信息被盜取、更改的風險，從而導致了檔案信息泄漏。二是當政府部門和公共機構(gòu)將其文檔數(shù)字化業(yè)務(wù)移交給外部企業(yè)時，可能會遇到對文件實體的保全問題。

　　鞏義公司檔案信息化管理的未來發(fā)展方向：

　　1. 轉(zhuǎn)變思想觀念。檔案管理部門要全面、準確認識檔案信息化建設(shè)的意義，要以此來引導和改變機關(guān)事業(yè)領(lǐng)導層的思想觀念，提高機關(guān)事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的重視度，達到加大對檔案信息化建設(shè)資源投入的目的，為機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型提供前期條件。

　　2. 加強人才培養(yǎng)。對于檔案信息化管理，所需要的人員必須要掌握信息技術(shù)和檔案管理知識，這需要由機關(guān)事業(yè)單位予以大力支持與幫助，比如，引導管理人員自主學習相應(yīng)的書籍和視頻，積極組織管理人員參加專業(yè)培訓和外出學習交流等，以便提高管理人員的知識與操作技能，進一步推動機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)。

　　3. 嚴格執(zhí)行保密機制。因為檔案內(nèi)容的復雜性，檔案信息化管理要有嚴格的保密機制，在檔案信息化推進過程中，要時刻保證檔案信息和檔案信息化平臺的安全，要采取多級保護措施，重點保證檔案信息不能被錯誤使用、泄漏或損壞。對于外包的公司，要做好資質(zhì)審查，采取招投標的形式，選用實力雄厚并且正規(guī)的公司進行合作，在合同中要明確檔案數(shù)字化工作的有關(guān)規(guī)范與要求，對數(shù)字化工作實施階段性檢驗，對前一階段不符合規(guī)范的內(nèi)容加以糾正。