江西省位于中國(guó)東南偏中部，歷史悠久，文化底蘊(yùn)豐富，發(fā)展迅速。江西省地處長(zhǎng)江三角洲、珠江三角洲和海峽西岸經(jīng)濟(jì)區(qū)腹地，是東部地區(qū)和粵港澳大灣區(qū)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移的重要承接地。已形成有色金屬、電子信息2個(gè)重點(diǎn)發(fā)展產(chǎn)業(yè)，和裝備制造、石化、建材、紡織、食品、汽車6個(gè)優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)。因此，江西省積累了較為豐富且廣闊的檔案資源。為了更好地存儲(chǔ)這些檔案資源，江西省積極開展檔案整理數(shù)字化工作，將其作為檔案管理和發(fā)展建設(shè)工作的重點(diǎn)。

　　江西檔案整理數(shù)字化的具體內(nèi)容：

　　(一)檔案調(diào)卷。檔案調(diào)卷這個(gè)過(guò)程是指定一個(gè)專門的負(fù)責(zé)人與檔案庫(kù)房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫(kù)房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，確定無(wú)誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。

　　(二)整理及著錄。檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來(lái)很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對(duì)于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種：一是使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。二是使用Excel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認(rèn)真核對(duì)有無(wú)錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體操作細(xì)則如下：

　　1. 如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯(cuò)誤信息。

　　2. 著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實(shí)際著錄中以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、題名等。

　　3. 如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)(如主題內(nèi)容，文號(hào)等)，以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)。

　　4. 如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡(jiǎn)體字。

　　5. 如遇到無(wú)題名的檔案,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準(zhǔn)確的題名錄入。

　　6. 頁(yè)碼標(biāo)注。整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問(wèn)題及時(shí)反饋。沒有問(wèn)題時(shí)，用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁(yè)碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁(yè)碼字體工整、大小適中。

　　7. 分卷事項(xiàng)。檔號(hào)保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對(duì)卷內(nèi)順序號(hào)，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對(duì)應(yīng)一條案卷目錄(不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄)。

　　(三)檔案掃描。檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過(guò)程，掃描的操作順序：

　　1. 導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件;

　　2. 通過(guò)生成計(jì)算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu);

　　3. 開始掃描檔案。

　　4. 掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：

　　(1)掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)，設(shè)置顏色為“灰度”。

　　(2)檔案掃描的過(guò)程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過(guò)程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　(3)掃描過(guò)程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。)

　　(四)數(shù)據(jù)質(zhì)檢。

　　1. 逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁(yè)數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2. 逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3. 逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件是否重頁(yè)、缺頁(yè)、漏頁(yè)、頁(yè)面信息不完整等。

　　綜上所述，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，江西檔案整理數(shù)字化將會(huì)進(jìn)一步深化與人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的融合，構(gòu)建智能化檔案管理體系，提升檔案數(shù)據(jù)挖掘與分析能力，為經(jīng)濟(jì)決策、文化研究提供更精準(zhǔn)的信息服務(wù)。