檔案整理數(shù)字化，指的就是對傳統(tǒng)的檔案實(shí)體進(jìn)行處理，利用各類現(xiàn)代信息技術(shù)手段對其進(jìn)行加工處理，將其轉(zhuǎn)換為以二進(jìn)制形式存儲在特定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過程。其中，檔案整理可以為檔案數(shù)字化奠定良好的基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)深入到我們生活的各個(gè)角落，而檔案整理數(shù)字化更是成為了很多國企事業(yè)單位不可忽視的工作。檔案整理數(shù)字化，簡而言之，就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化到數(shù)字載體上，以便于存儲、查詢和管理。

　　檔案整理數(shù)字化的優(yōu)勢顯而易見。數(shù)字化檔案可以大大節(jié)省存儲空間。紙質(zhì)檔案需要大量的物理空間來存放，而數(shù)字檔案則只需占用硬盤u盤、服務(wù)器或云端的虛擬空間，大大節(jié)省了成本。并且數(shù)字化檔案查詢更為便捷。通過檔案管理系統(tǒng)，我們可以迅速找到所需的檔案，提高了工作效率。另外數(shù)字化檔案更易于備份和恢復(fù)，避免了因自然災(zāi)害或人為因素導(dǎo)致的檔案損失。新昌縣是中國浙江省紹興市下轄縣，位于浙江東部、紹興東南部。

　　新昌檔案整理數(shù)字化

　　新昌檔案整理數(shù)字化的具體內(nèi)容：

　　基本操作流程介紹：

　　1.檔案整理：對檔案進(jìn)行拆分、檔號核實(shí)等檔案準(zhǔn)備的前處理工作。

　　2.檔案掃描：采用專業(yè)當(dāng)掃描軟件，使用掃描儀對檔案進(jìn)行掃描。

　　3.圖像修正：檢查所掃描圖像的質(zhì)量，特別是檢查圖像是否清晰、有無缺頁、影像方向是否正確。

　　4.文件命名：嚴(yán)格按照《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》中檔號的命名規(guī)則對生成的圖像信息以相應(yīng)的檔號進(jìn)行命名。

　　5.數(shù)據(jù)對接：建立目錄數(shù)據(jù)和檔案圖像之間的一一對應(yīng)關(guān)系。

　　6.數(shù)據(jù)校對：對掃描的圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息鏈接的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。

　　7.刻錄光盤：將掃描的圖像和相關(guān)的信息及時(shí)地刻錄到光盤上，一式三份，異地保存。

　　8.檔案還原：將拆分掃描的紙質(zhì)檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌。

　　新昌檔案整理數(shù)字化的操作規(guī)范要求：

　　(一)檔案整理

　　1.必須逐卷、逐份驗(yàn)收和檢查，檔案以全宗為單位分類組成案卷，案卷按順序編號，且有根據(jù)相應(yīng)數(shù)據(jù)要求所建的目錄。無關(guān)和重復(fù)的文件要剔除，有正式件的文件不掃描原稿。

　　2.對影響掃描質(zhì)量的裝訂物(如訂書釘、別針、其他固定器具)、裝訂線要先拆除，拆除原件的裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)原件。如拆除后不能復(fù)原的珍貴原件，應(yīng)請示主管部門再決定是否拆除。

　　3.破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù);折皺不平影響掃描的原件應(yīng)先用電熨斗熨平或壓平后再進(jìn)行掃描。

　　(二)檔案掃描

　　1.認(rèn)真無漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

　　2.對每份文件的每頁進(jìn)行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

　　3.對橫向排放的頁面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。

　　4.對于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個(gè)別較大的黑點(diǎn)、黑線條、黑框、黑邊時(shí)進(jìn)行去黑處理。

　　5.掃描過程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時(shí)，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

　　6.每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應(yīng)核對案卷內(nèi)每一文件的實(shí)際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場管理人員詢問。

　　7.A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

　　先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描(中間的白頁也要掃描)。排序時(shí)每次將最后一頁依次在雙數(shù)頁前插入即可，直到最大頁碼數(shù)減2為止。最后將文檔中的空白頁刪除。在實(shí)際操作過程中，當(dāng)全部頁數(shù)少于21時(shí)可用縮略圖中剪切與粘貼功能;當(dāng)全部頁數(shù)大于21時(shí)可用CTRL+E和數(shù)字鍵實(shí)現(xiàn)快速排序;最后將空白頁刪除。

　　8.R、G、B顏色過濾及其應(yīng)用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾(不掃描)，設(shè)置參數(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭文件時(shí)不能選擇過濾，當(dāng)紅底黑字時(shí)就要選擇紅色過濾。

　　9.紙張底色較淺，字跡較深、黑、明顯(如毛筆字、碳素墨水字等)時(shí)其明暗度應(yīng)設(shè)為默認(rèn)值(0);當(dāng)紙面上有較多的表格時(shí)，為了達(dá)到較好的效果應(yīng)適當(dāng)提高明暗度參數(shù)值(推薦10-20)。

　　10.紙張底色較淺，字跡較淺、淡、不明顯（如復(fù)寫紙復(fù)寫過和字、藍(lán)色墨水、圓珠筆、鉛筆字等）時(shí)應(yīng)適當(dāng)提高明暗度參數(shù)值(推薦20-30，或者40-50)。