煙臺位于我國山東省。煙臺市海洋文化源遠流長，曾是東方海上絲綢之路起點。煙臺是環(huán)渤海經(jīng)濟圈內(nèi)重要節(jié)點城市、山東半島藍色經(jīng)濟區(qū)骨干城市、中國首批14個沿海開放城市之一，中國海濱城市，亞洲唯一的國際葡萄酒城、“一帶一路”國家戰(zhàn)略重點建設(shè)港口城市、是國家歷史文化名城、全國文明城市。在此背景下，煙臺市積累了較為豐富且完善的檔案資源。為了更好地存儲這些檔案資源，煙臺市積極開展檔案數(shù)字化掃描加工工作。

　　隨著相關(guān)需求的不斷增加，煙臺市各個企事業(yè)單位和組織對于檔案數(shù)字化掃描的需求不斷增加，專業(yè)化的煙臺檔案掃描公司也陸續(xù)出現(xiàn)。然而，眾所周知，檔案資源是在社會活動或工作過程中直接形成的原始記錄，不論是對個人還是組織來說都有著十分重要的意義。為此，煙臺檔案掃描公司在開展檔案掃描工作時，應(yīng)嚴(yán)格遵循以下原則：

　　第一，規(guī)范化原則。規(guī)范化原則指檔案數(shù)字化時數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項需要規(guī)范一致，以便于數(shù)據(jù)管理、查找利用和數(shù)據(jù)傳輸與分享。反過來，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項不統(tǒng)一、不合規(guī)，將不利于檔案的監(jiān)管、查找利用和數(shù)據(jù)交換共享。統(tǒng)一的規(guī)范包括三個方面：一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項需要統(tǒng)一;

　　二是數(shù)字化中應(yīng)盡量使用國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標(biāo)準(zhǔn)上去;

　　三是數(shù)字化全過程嚴(yán)格規(guī)范，每一個環(huán)節(jié)都必須要遵照對應(yīng)的規(guī)范。

　　第二，準(zhǔn)確性原則。檔案著錄的信息應(yīng)當(dāng)與檔案原有屬性信息相一致，創(chuàng)建的對應(yīng)關(guān)系應(yīng)精確。

　　第三，完整性與系統(tǒng)性原則。檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)中錄入信息的完整性，保證內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，可以系統(tǒng)地記錄和描述檔案的各類屬性。

　　第四，安全保密原則。傳統(tǒng)式媒介數(shù)字化前，應(yīng)創(chuàng)建安全防范措施和保密措施，以保證數(shù)字化過期檔案信息的信息保密，安全保密包含安全和信息保密兩方面，其含意包含以下幾方面：

　　1. 要建立在檔案數(shù)字化過程中的檔案信息安全保密體系。創(chuàng)建一套管理制度與機制，從人、物、技術(shù)性、管理等方面確保檔案信息安全、避免信息失泄密。

　　2. 要重視檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)中檔案信息的安全性。避免傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息遺失、損毀。確保傳統(tǒng)載體安全，留意數(shù)字化場所的安全，留意設(shè)備、負責(zé)人對檔案所造成的損壞;創(chuàng)建檔案進出、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。數(shù)字化后，需搞好信息備份工作，及時性備份資料;避免電腦病毒毀壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　　3. 要重視檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)中檔案信息的保密。要從人防、物防、技防和加強管理入手，在人防層面要為檔案數(shù)字化配置素質(zhì)可靠的工作人員;在物防層面要選擇具備保密措施的環(huán)境做為檔案數(shù)字化搭建的地方，場地必須符合保密要求;在技防層面需要注意用于檔案數(shù)字化信息全面的保密搭建，投入使用的電子檔案智能管理系統(tǒng)必須符合涉密管理要求。

　　第五，共享性原則。檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準(zhǔn)確地把利用率高且具有較大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息最大限度的進行利用。

　　綜上所述，煙臺檔案掃描公司在檔案管理現(xiàn)代化的進程中扮演著重要角色。通過專業(yè)的技術(shù)手段和嚴(yán)格的質(zhì)量控制，煙臺檔案掃描公司不僅提升了檔案管理的效率和安全性，還為檔案的長期保存和高效利用提供了有力保障。與此同時，各個企事業(yè)單位和組織在選擇檔案掃描公司時，也應(yīng)保持著謹(jǐn)慎挑選的態(tài)度，優(yōu)先考慮檔案掃描公司的資質(zhì)是否齊全、工作流程是否規(guī)范、是否嚴(yán)格遵循檔案數(shù)字化相關(guān)原則，再結(jié)合價格和經(jīng)驗等多方面因素綜合考量，挑選出最合適的檔案掃毛公司來開展外包工作。