佳木斯市是黑龍江省地級市，佳木斯市位于黑龍江省東北部，是黑龍江省東北部中心城市。佳木斯是中國陸地最東端的地級行政區(qū)，是中國最早迎接太陽升起的地方，素有“東極新天府，快樂佳木斯”之稱。與此同時，佳木斯自然資源豐富，生態(tài)環(huán)境良好，淡水魚種類豐富，農(nóng)林牧漁業(yè)比較發(fā)達。在此背景下，佳木斯市在長久的發(fā)展中積累了較為豐富的檔案資源。隨著產(chǎn)生的檔案數(shù)量不斷增多，檔案的整理壓力越來越大，雜亂的檔案又無法發(fā)揮其價值。因此，許多企事業(yè)單位選擇與專業(yè)的佳木斯檔案整理公司進行合作，將本單位的檔案整理工作外包出去，以減輕本單位檔案管理負擔，使檔案變得更加有序。

　　佳木斯檔案整理公司開展工作時，為了保障檔案的安全，應嚴格遵循以下要求：

　　(1)確保檔案的齊全和完整。檔案的齊全是指機關(guān)單位各種門類和載體的所有檔案全部都歸檔，檔案的完整是指歸檔的每一份檔案都完好無缺，材料內(nèi)容不缺，檔案信息不缺。

　　要做到檔案的齊全和完整需要采取有效的措施予以保障：

　?、僦贫ㄒ?guī)章制度，提升檔案意識，提高人員的素質(zhì)，按照規(guī)范流程進行工作;

　?、谖募牧系臍w檔工作納入業(yè)務部門的職責范圍，在建立崗位責任制或其他制度時，應把歸檔工作作為其中的一項內(nèi)容，從組織上保證檔案的齊全完整;

　?、蹏栏癜凑砧b定原則和機關(guān)檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位的實際進行鑒定歸檔范圍和保管期限，準確地確定檔案的存毀，減少失誤，使反映本機關(guān)重要實踐活動和重要事件的材料都能歸檔。

　　(2)符合規(guī)范和標準。檔案收集、整理工作中要堅持檔案工作的標準化和規(guī)范化，嚴格按照國標開展工作。

　　(3)保證及時和安全。檔案是機關(guān)單位的一種資產(chǎn)、財富，是社會的寶貴的信息資源和國家檔案全宗不可分割的組成部分。因此，任何單位和個人都應按規(guī)定及時歸檔，確保機關(guān)單位和國家檔案全宗的完整。

　　佳木斯檔案整理公司在進行檔案整理工作時，需要對檔案進行歸類整理，主要包括：

　　1. 年度。文件形成單位一般是以年度為單位制定工作計劃、開展工作和進行總結(jié)。把一個年度的文件材料放在一起，有利于分析研究一個單位逐年的發(fā)展變化，同時也方便按年度查找文件材料。按年度分類整理也與各單位的文書處理工作同步，便于開展文件材料的收集、整理和移交工作。年度分類時按文件形成(簽發(fā)日期)或處理(辦結(jié)、閉幕)的年度歸類，不是按文件內(nèi)容針對的年度歸類。

　　確定跨年度文件的歸檔年度一般以文件簽發(fā)日期為準，確定歸檔年度。對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定其所屬的年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時，按其歸檔年度確定年度，并在附注項加以說明。

　　2. 機構(gòu)。檔案是在單位內(nèi)部各機構(gòu)工作活動中形成的。把同一內(nèi)部機構(gòu)形成的文件材料放在一起，能夠較好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于利用檔案考察歷史。同時，文件材料按機構(gòu)歸類的標準也比較客觀明確，分類簡便易行。按機構(gòu)分類就是按文件形成或承辦機構(gòu)(接近公文字號中的機關(guān)代字)設(shè)置類目，進行文件材料的歸類。涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　3. 問題。按問題分類就是按文件內(nèi)容反映的工作內(nèi)容設(shè)置類目和進行文件材料的歸類。如，黨群類、業(yè)務類、行政類、科技管理類等。這里的問題是概括性比較強的“大問題”，不是單一的“小問題”。機構(gòu)分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。

　　4. 保管期限。和年度一樣，對檔案進行保管期限劃分，將檔案歸入某一個保管期限是文書檔案管理必要的工作內(nèi)容。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限的方法進行兩級分類，但仍然保留了年度和保管期限兩個常規(guī)的必要的分類項目。

　　最后，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，佳木斯檔案整理公司的檔案相關(guān)服務也不斷升級完善。相信在未來，檔案整理公司將會為客戶提供更加高效、便捷、完善的檔案整理相關(guān)服務。