包頭市隸屬于我國內(nèi)蒙古自治區(qū)，古稱“九原”“鹿城”，位于內(nèi)蒙古自治區(qū)西部。包頭市歷史悠久，古代是溝通北方草原游牧文化與中原農(nóng)耕文化之間的交通要沖，草原文明積淀厚重。新中國成立后，隨著工業(yè)的發(fā)展，包頭市形成了深厚的工業(yè)文明。在此背景下，包頭市積累了較為豐富且獨特的檔案資源。

　　檔案整理工作的重要意義：

　　1.檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件。檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動中，因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

　　2.檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案業(yè)務(wù)工作請環(huán)節(jié)中，收集：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進收集工作。檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限;只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現(xiàn)檔案的科學保管;只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

　　包頭檔案整理機構(gòu)開展工作的具體流程：

　　第一，組件(卷)。檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　第二，分類。分類指的是檔案歸類，即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機體系。文書檔案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限分類項進行復式分類，如：年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)(問題)分類的立檔單位，一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　第三，排列。排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

　　第四，編號。檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　綜上所述，由于檔案信息資源本身具有十分重要的原始憑證作用和參考作用，所以在開展檔案整理工作時，應特別注意檔案信息的安全和完整，嚴格按照相關(guān)流程和規(guī)定來開展工作。包頭檔案整理機構(gòu)在實踐中積累了較為豐富的經(jīng)驗，為客戶提供完善、安全、便捷的檔案整理一系列服務(wù)。